利用規約
この利用規約（以下「本規約」）は、Authentic合同会社（以下「当社」）が提供する介護事業者向けクラウドサービス「Keario Living」（以下「本サービス」）の利用条件を定めるものです。本サービスをご契約いただく介護事業者（以下「施設」）は、本規約に同意のうえ本サービスをご利用ください。
第1条（定義）
本規約において、次の用語は次の意味で使用します。
- 本サービス：当社が提供するクラウドサービス「Keario Living」を指します。
- 利用契約：本規約に基づき、施設と当社との間で締結される本サービスの利用に関する契約を指します。
- 利用者（施設）：本サービスを契約する介護事業者を指します。
- 利用者データ：施設が本サービスに入力・登録する、利用者（入居者・通所者等）に関する情報を指します。
- 職員データ：施設が本サービスに入力・登録する、施設の職員に関する情報を指します。
- 職員日報：職員が本サービスに入力する、その日の「困ったこと」「相談したいこと」「できたこと」の記録を指します。
- AI要約：第6条に定める、職員日報の内容をAIにより要約し、施設の管理者に提示する機能を指します。
- AI分析：第6条の2に定める、介護記録の内容を、利用者の氏名等を伏せたうえでAIにより分析し、施設の職員に提示する機能を指します。
- プラン：施設が本サービスの申込みに際して選択する、月額利用料およびご利用いただける機能の範囲を定める区分を指します。
- ご利用いただける機能：お申し込みのプランおよび施設種別に応じて、本サービス上で利用できる機能を指します。
第2条（契約の成立・アカウント）
利用契約は、施設による申込みと当社の承諾により成立します。ID・パスワードその他の認証情報の管理責任は施設が負うものとし、当社は施設の帰責事由による漏えい・不正利用について責任を負いません。施設は、当社の事前の承諾なく、第三者に本サービスの利用を許諾し、またはIDを共有してはなりません。
第3条（契約期間・自動更新・解約）
- 初回の契約期間は、利用開始日から12か月間とします。
- 契約期間満了の3か月前までに、当社または施設のいずれかから書面（電子メールを含む）による解約の通知がない限り、本契約は同一条件でさらに12か月間自動更新されるものとし、以後も同様とします。
- 初回の契約期間に限り、施設は利用開始日から90日を経過した時点で、当社所定の方法により中途解約することができます。この場合、解約日までの期間に対応する利用料は返金しませんが、既にお支払いいただいた金額のうち未経過の月数分（1か月に満たない期間は1か月として計算します）は返金します。
- 解約時における利用者データ・職員データの返却・削除は、別紙「サービス品質について（SLA）」の定めに従います。
第4条（料金・支払・延滞）
- 月額利用料は、お申し込みのプランに応じ、当社が別途定める料金表のとおりとします。
- 各プランの利用料は、ベーシック：月額27,000円／施設（税別・税込29,700円）、スタンダード：月額70,000円／施設（税別・税込77,000円）、アドバンス：個別のお見積書に定める額とします。いずれのプランも初期設定費は申し受けません。消費税率は10％です。
- プランごとのご利用いただける機能は、当社が料金表または製品ページに明示します。施設種別により利用できない機能があります。
- 各プランには、職員がご利用になるアカウントを、ベーシックで1施設につき10名分、スタンダードとアドバンスで1施設につき20名分含みます。アカウント数は利用契約単位（法人全体）の合計で数え、複数の施設に所属する職員も1名分として数えます。停止中のアカウントおよび招待中で未利用のアカウントは数えません。
- 前項の数を超えてアカウントをご利用になる場合、5名分ごとに年額30,000円（税別・税込33,000円）を申し受けます。追加分の契約期間は既存の契約期間の満了日に揃えるものとし、その満了日までの月数分をまとめてお支払いいただきます。
- プランは利用契約ごとに1つとし、契約内のすべての施設に共通して適用されます。
- お支払いは、契約期間（12か月）分の一括払いとします。分割でのお支払いをご希望の場合は、当社までお問い合わせください。この場合の支払回数・支払期日は、当社と施設の合意により別途定めます。
- 支払方法は、当社が指定する銀行口座へのお振込みとします。振込手数料は施設のご負担とします。
- 支払期日は、当社が発行する請求書の発行日の属する月の翌月末日とします。本契約が自動更新された場合も、更新後の契約期間について同様に、12か月分をお支払いいただくものとします。
- 施設を追加される場合、追加施設の利用料は、当該施設の利用開始日の属する月の翌月分から発生します（日割計算は行いません）。追加施設の契約期間は既存の契約期間の満了日に揃えるものとし、その満了日までの月数分をまとめてお支払いいただきます。
- 施設を減らす場合は、契約期間の満了時に限るものとし、期間満了の3か月前までに書面（電子メールを含む）によりご通知ください。ただし、施設の廃止・休止その他施設の責めに帰すことのできないやむを得ない事由がある場合は、両者協議のうえ取扱いを定めます。
- ベーシックからスタンダードへの変更は、施設からお申し出のあった月の翌月分から適用し、契約期間の満了日までの月数分の差額をまとめてお支払いいただきます。
- スタンダードからベーシックへの変更は、契約期間の満了時に限るものとし、期間満了の3か月前までに書面（電子メールを含む）によりご通知ください。
- アドバンスへの変更・アドバンスからの変更は、当社が別途お見積書で定める条件によるものとします。
- プラン変更の申込みは、第3条に定める契約期間および自動更新を変更するものではありません。
- お支払いが遅延した場合、施設は年14.6％（年365日の日割計算）の割合による遅延損害金を当社に支払うものとします。
- 施設が相当の期間、支払を怠った場合、当社は本サービスの提供を停止し、または利用契約を解除できるものとします。
- 当社は、料金を改定する場合、施設に対し事前に通知します。施設が改定後の料金に同意しない場合は、所定の方法により解約できるものとします。
第5条（個人データの取扱い）
- 委託構造の明示：施設が本サービスに登録・入力する職員データおよび利用者データについて、その管理者（個人情報取扱事業者）は施設であり、当社は施設からの委託を受けてこれを取り扱う受託者である旨を、施設・当社双方が確認します。当社は、施設の指示および本規約に定める目的の範囲内でのみ、これらを取り扱います。
- 安全管理措置：当社は、取り扱う個人データへのアクセスを業務上必要な者に限定し、HTTPSによる通信の暗号化および保存データの暗号化を行うなど、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
- 再委託の制限：当社が本サービスの提供に関して第三者に再委託する場合、施設の事前同意（または本規約による包括同意）を得るとともに、委託先に対しても本条と同等の義務を課し、これを監督します。委託先（サブプロセッサ）の一覧は「プライバシーポリシー」に記載します。
- データの保管場所：本サービスのクラウドインフラ（サーバー・データベース・ファイル保管）のデータ保管リージョンは、日本国内（東京リージョン）とします。
第6条（職員日報のAI要約に関する特則）
本条は、職員日報のAI要約を含むプランをご契約の場合に適用します。
本条は、職員日報のAI要約に関する重要な定めです。本サービスが提供する「職員日報のAI要約」機能における個人データの取扱いについて定めます。本機能は、日報の本文そのものをAIにより処理します。
- AI要約が処理する内容：AI要約は、職員が入力した日報の本文（「困ったこと」「相談したいこと」「できたこと」の各欄）および日付を対象とし、これらを要約します。本機能は更新頻度・時間帯・量等のメタデータのみを対象とするものではなく、本文の記載内容そのものを処理します。
- AI処理の委託先と処理場所：当社は、要約の生成にあたり、Amazon Web Services, Inc. の提供するAIサービス（Amazon Bedrock）を利用します。処理は日本国内のリージョン（東京・大阪）でのみ行われ、日本国外へは送信されません。
- AIの学習への不使用：当社は、日報の内容をAIモデルの学習・改良に利用しません。また当社は、入力された内容が委託先においてもAIモデルの学習に利用されない条件のもとで、前号のサービスを利用します。
- 氏名の取扱いと、その限界：AI要約の処理にあたり、日報を記録した職員の氏名は「職員1」「職員2」等の記号に置き換えたうえで送信します。ただし、日報の本文中に職員または利用者の氏名等が記載されている場合、その記載はそのまま処理の対象となります。施設は、この点をあらかじめ職員に周知したうえで本機能をご利用ください。
- 生成された要約からの氏名の除去：AIが生成した要約を保存する際、当社は、職員名簿に登録された氏名を「職員」の語に置き換えてから保存します。ただし、名簿に登録されていない氏名（利用者のお名前等）は置き換えの対象となりません。
- 要配慮個人情報：日報の本文には、職員または利用者の健康状態・心身の状況等の要配慮個人情報が記載される場合があります。当社は、これらを推知することを目的とせず、そのようなプロファイリングも行いません。
- 利用目的の限定：AI要約の目的は、「施設の管理者が現場の状況に気づき、面談等のケア（働きやすさの改善）のきっかけとすること」に限定します。当社・施設とも、これ以外の目的（人事評価・選別等）に用いてはなりません。
- 不利益取扱いの禁止：施設は、AI要約の内容を、解雇・雇止め・降格・減給・人事評価・懲戒その他職員に不利益な取扱いを行う根拠として用いてはなりません。本項は施設が遵守すべき本サービスの利用条件とします。
- 閲覧できる者の限定：AI要約を閲覧できるのは、施設において管理者権限を有する利用者に限られます。一般の職員は閲覧できません。
- 保存期間：生成されたAI要約は、生成の日から1年を経過した時点で自動的に削除します。
- 職員本人への透明性・関与：施設は、職員に対し、本機能の存在・目的・取り扱うデータの種類をあらかじめ周知し、必要な説明を行う責任を負います。当社は、施設がこれを行えるよう説明資料を提供します。
- 位置づけの注意喚起：AI要約は参考情報の提供にとどまり、人事上その他の判断・意思決定を当社が代替し、またはその結果を保証するものではありません。最終判断とその結果に関する責任は、施設に帰属します。
第6条の2（介護記録のAI分析に関する特則）
本条は、介護記録のAI分析を含むプランをご契約の場合に適用します。対象は、アドバンスです。
本条は、介護記録のAI分析に関する重要な定めです。本サービスが提供する「介護記録のAI分析」機能における個人データの取扱いについて定めます。利用者の状態の分析、1日のまとめおよび異常の点検は、自由記述を含む介護記録の内容をAIにより処理します。
- 対象となる機能：AI分析は、利用者の状態の分析、1日のまとめ、異常の点検およびFAQボットの4つの機能とします。
- AI分析が処理する内容：利用者の状態の分析、1日のまとめおよび異常の点検は、介護記録の種類（バイタル・食事・水分・排泄・入浴・服薬・睡眠・事故・観察・活動）ごとに定めた項目だけを対象とします。処理するのは、測定値（体温・血圧・脈拍・SpO2・呼吸数）、選択項目（食事の種類・摂取量・排泄の状態等）、自由記述（事故・観察の「内容」「対応」、記録の「メモ」、服薬の薬名）です。利用者の状態の分析では、利用者の年代（5歳刻み。95歳以上はひとまとめ）・要介護度・性別も送信します。
- AIへ送信する時点：利用者の状態の分析と1日のまとめは、職員が画面で実行したときにAIへ送信します。異常の点検は、画面を開いたときには、体温・食事量等の決められた基準による点検だけを当社のサーバー内で行い、AIには送信しません。異常の点検でAIに送信するのは、職員が「AIで点検」ボタンを押したときだけです。
- FAQボットの取扱い：FAQボットでは、職員が入力した質問とその会話のやりとりだけをAIに送信し、利用者の記録は送信しません。FAQボットのやりとりは保存しません。
- 利用者を表す呼び名：利用者の状態の分析、1日のまとめおよび異常の点検では、利用者を、その回だけ付ける「【利用者1】」「【利用者2】」等の呼び名（1人だけの場合は「【対象者】」）で表します。呼び名と利用者の対応は毎回付け直し、当社のサーバー内だけで扱います。
- 連絡先の取扱い：自由記述・FAQボットの質問に含まれるメールアドレスと電話番号は、送信前にそれぞれ「［メール］」「［電話番号］」に置き換えます。
- AI処理の委託先と処理場所：当社は、AI分析にあたり、Amazon Web Services, Inc. の提供するAIサービス（Amazon Bedrock）を利用します。処理は日本国内で行われます。
- AIの学習への不使用：当社は、入力された内容がAIモデルの学習に利用されない条件のもとで、前号のサービスを利用します。
- 結果の保存と表示：利用者の状態の分析、1日のまとめおよび異常の点検の結果は、当社のデータベースに施設ごと（利用者の状態の分析は利用者ごと）に保存します。結果の中の利用者はシステム内の番号として保存し、画面に表示するときに氏名に置き換えます。
- 閲覧できる者の限定：分析結果を閲覧できるのは、その施設を担当する権限を持つ、AIの機能を含むプランをご契約の施設の職員に限られます。
- 保存期間：利用者の状態の分析、1日のまとめおよび異常の点検の結果は、生成の日から1年（365日）を経過した時点で自動的に削除します。
- 施設が入力する情報への配慮：施設は、職員が自由記述やFAQボットの質問に、必要以上の個人情報（氏名・連絡先・病名の詳細等）を記載しないよう努めるものとします。
- 位置づけの注意喚起：AI分析の結果には誤りが含まれることがあり、参考情報として提供します。医療・介護の判断（受診・服薬・ケアの内容）を代わりに行うものではありません。最終判断とその結果に関する責任は、施設に帰属します。
第7条（利用者データの帰属）
施設が本サービスに入力・生成した利用者データおよび職員データは、施設に帰属します。当社は、本サービスの提供・保守・品質改善の目的の範囲内でこれらを取り扱います。当社は、個人との対応関係を完全に失わせ、特定の個人および特定の施設を識別することができない形に加工した統計情報（利用状況の集計値等）に限り、本サービスの改善・品質向上、および当社サービスに関する実績の公表のために利用することができるものとします。個人を特定できる形での二次利用・第三者提供は行いません。
第8条（禁止事項）
施設は、本サービスの利用にあたり、次の各号に該当する行為をしてはなりません。
- 法令または公序良俗に違反する行為
- 当社または第三者の権利を侵害する行為
- 不正アクセス、リバースエンジニアリングその他本サービスの解析を目的とする行為
- 本サービスに過度な負荷をかける行為、または運営を妨害する行為
- 虚偽の情報を登録する行為
- 反社会的勢力が本サービスを利用する行為
- 本サービスを第三者に再販売・再許諾する行為
- その他、本サービス本来の目的を逸脱した利用
第9条（サービスの変更・中断・終了）
当社は、本サービスの内容を追加・変更し、または提供を終了することがあります。重要な変更・終了については、施設に事前に通知します。計画メンテナンスおよび緊急メンテナンスによる一時的な中断については、別紙「サービス品質について（SLA）」の定めによります。
第10条（免責・責任制限）
- 当社は、本サービスが特定の目的に適合すること、または本サービスに誤りがないことを保証するものではありません。
- 当社が施設に対して負う損害賠償責任は、その原因のいかんを問わず、施設が本サービスにつき直近12か月間に現実に支払った利用料相当額を上限とします。逸失利益その他の間接損害・特別損害は、賠償の対象に含みません。
- ただし、当社の故意または重大な過失による場合は、前号の上限を適用しません。
第11条（反社会的勢力の排除）
当社および施設は、自己が暴力団・暴力団員・その他反社会的勢力に該当しないことを表明し、保証します。相手方がこれに該当することが判明した場合、無催告で本契約を解除できるものとし、これにより生じた損害について賠償を請求できるものとします。
第12条（秘密保持）
当社および施設は、本契約に関連して知り得た相手方の秘密情報を、相手方の事前の承諾なく第三者に開示し、または本契約の目的以外に使用してはなりません。ただし、法令に基づく開示、既に公知の情報その他合理的な例外に該当する場合はこの限りではありません。
第13条（権利帰属）
本サービスを構成するソフトウェア・プログラム・ドキュメント等に関する著作権その他の知的財産権は、当社またはそのライセンサーに帰属します。本規約は、施設に対し本サービスの利用権を許諾するものであり、知的財産権の譲渡を意味するものではありません。
第14条（規約の変更）
当社は、民法第548条の2以下に定める定型約款の変更に関する規定に基づき、本規約を変更することがあります。変更後の規約の内容および効力発生時期は、当社ウェブサイトへの掲示その他相当の方法により周知します。
第15条（準拠法・管轄）
本規約の準拠法は日本法とします。本契約に関して紛争が生じた場合には、岡山地方裁判所または岡山簡易裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。
第16条（分離可能性・完全合意・連絡方法）
本規約のいずれかの条項が無効または執行不能と判断された場合であっても、その他の条項の効力には影響しません。本規約は、本サービスの利用に関する当社と施設との間の合意の全部を構成します。当社から施設への通知は、施設が登録した連絡先（電子メールを含む）への送付をもって到達したものとみなします。